חשבונית מס, קבלה, חשבונית עסקה – מה ההבדל?
חשבונית מס, קבלה, חשבונית עסקה – מה ההבדל?
המדריך שכל בעל עסק צריך
אחד הדברים הראשונים שמבלבלים עצמאים חדשים (וגם כאלה שכבר בעסק כמה שנים) הוא הג'ונגל של המסמכים החשבונאיים. חשבונית מס, חשבונית עסקה, קבלה, חשבונית מס/קבלה – מה ההבדל? מתי מוציאים מה? ולמה זה בכלל חשוב? בואו נשים סדר בבלגן.
קבלה – אישור שקיבלתם כסף
הקבלה היא המסמך הכי פשוט מבין כולם. היא אומרת דבר אחד: קיבלתי ממך כסף.
- מי חייב להוציא? כל בעל עסק – עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ
- מתי מוציאים? מיד עם קבלת התשלום
- מה כלול? שם העסק, שם המשלם, סכום, תאריך, אופן תשלום
הקבלה לא כוללת פירוט של מע"מ ולא מהווה בסיס לקיזוז מס תשומות. עוסק פטור מוציא רק קבלות – וזה הגיוני, כי הוא לא גובה מע"מ ולא מתעסק עם מס תשומות.
מתי חובה להוציא קבלה?
תוך 7 ימים מקבלת התשלום. אבל אם הוצאתם חשבונית מס/קבלה – אין צורך בקבלה נפרדת, כי היא כבר כלולה במסמך.
חשבונית מס – דרישת תשלום עם מע"מ
חשבונית מס היא המסמך המרכזי בעולם המע"מ. היא אומרת: סיפקתי לך שירות/מוצר, ואתה חייב לי X שקלים כולל מע"מ.
- מי רשאי להוציא? רק עוסק מורשה. עוסק פטור לא יכול להוציא חשבונית מס
- מתי מוציאים? תוך 14 יום מיום ביצוע העסקה או מיום אספקת המוצר/השירות
- מה כלול? פרטי העסק, פרטי הלקוח, תיאור העסקה, סכום לפני מע"מ, סכום המע"מ, סכום כולל מע"מ, מספר חשבונית
למה חשבונית מס כל כך חשובה?
חשבונית מס היא המפתח לקיזוז מע"מ. הלקוח שלכם (אם הוא עוסק מורשה) יכול לקזז את המע"מ שגביתם ממנו, רק על סמך חשבונית מס. בלי חשבונית מס – אין קיזוז.
חבות מע"מ מיידית
ברגע שהוצאתם חשבונית מס, נוצרת חבות מע"מ – גם אם הלקוח עדיין לא שילם. זה אומר שבדוח התקופתי הקרוב, תצטרכו להעביר את המע"מ הזה לרשות המסים. וזה בדיוק מה שמוביל אותנו למסמך הבא.
חשבונית עסקה – פתרון לבעיית התזרים
חשבונית עסקה היא מסמך שמתאר את העסקה ואת עלותה, בדומה לחשבונית מס, אבל בלי חבות מע"מ מיידית.
- מי רשאי להוציא? עוסק מורשה
- מתי מוציאים? כשרוצים לתעד עסקה בלי ליצור חבות מע"מ (למשל, לפני שהלקוח שילם)
- מה ההבדל מחשבונית מס? הלקוח לא יכול לקזז מע"מ על בסיס חשבונית עסקה
מתי משתמשים בחשבונית עסקה?
המקרה הקלאסי: סיפקתם שירות ללקוח, אבל הוא עדיין לא שילם. אם תוציאו חשבונית מס, תצטרכו לשלם מע"מ לרשות המסים עוד לפני שקיבלתם את הכסף. חשבונית עסקה פותרת את הבעיה – היא מתעדת את העסקה, אבל חבות המע"מ נוצרת רק כשתוציאו חשבונית מס (שתופק כשהלקוח ישלם).
חשוב לדעת
כשהלקוח משלם, אתם חייבים להמיר את חשבונית העסקה לחשבונית מס. לא ניתן להשאיר חשבונית עסקה כמסמך סופי.
חשבונית מס/קבלה – שני בכה אחד
חשבונית מס/קבלה היא מסמך משולב שמשלב שני תפקידים:
- חשבונית מס – תיעוד העסקה וחבות המע"מ
- קבלה – אישור קבלת התשלום
- מי רשאי להוציא? רק עוסק מורשה
- מתי מוציאים? כשהעסקה והתשלום מתרחשים באותו זמן (או קרוב לזה)
- יתרון: מסמך אחד במקום שניים
מתי זה שימושי?
בעסקים שבהם הלקוח משלם מיד – חנות, מסעדה, נותן שירות שמקבל תשלום במעמד העבודה. במקום להוציא חשבונית מס ואחרי כך קבלה, מוציאים מסמך אחד שעושה את שני התפקידים.
טבלת השוואה
| קבלה | חשבונית עסקה | חשבונית מס | חשבונית מס/קבלה | |
|---|---|---|---|---|
| מי מוציא | כולם | עוסק מורשה | עוסק מורשה | עוסק מורשה |
| מתעד | קבלת תשלום | ביצוע עסקה | ביצוע עסקה + מע"מ | עסקה + תשלום + מע"מ |
| כולל מע"מ | לא | כן (ללא חבות) | כן (עם חבות) | כן (עם חבות) |
| קיזוז תשומות | לא | לא | כן | כן |
| חבות מע"מ | לא | לא | מיידית | מיידית |
| מועד הפקה | עם התשלום | עם העסקה | תוך 14 יום | עם התשלום |
עוסק פטור – מה מוציאים?
עוסק פטור (מחזור עד 120,000 שקל בשנה) מוציא:
- קבלה – עם קבלת תשלום
- חשבונית עסקה – לתיעוד העסקה
עוסק פטור לא יכול להוציא חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה. זה הגיוני – הוא לא גובה מע"מ, אז אין מקום למסמך שמפרט מע"מ.
רפורמת חשבוניות ישראל – מה השתנה
מ-2024, רפורמת "חשבוניות ישראל" הוסיפה שכבה חדשה: מספר הקצאה. כל חשבונית מס מעל סכום מסוים חייבת לכלול מספר הקצאה מרשות המסים. בלי המספר הזה, הלקוח לא יוכל לקזז את המע"מ.
הסף נמצא בירידה מתמדת:
- 2024: 25,000 שקל
- 2025: 20,000 שקל
- ינואר 2026: 10,000 שקל
- יוני 2026: 5,000 שקל
תוכנות הנהלת חשבונות מודרניות (חשבונית ירוקה, iCount, EZcount) מבקשות את מספר ההקצאה אוטומטית. אם אתם עדיין עובדים עם פנקסים ידניים, הגיע הזמן לעבור לדיגיטל.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
- עוסק פטור שמוציא חשבונית מס – אסור. אם עשיתם את זה, אתם חשופים לקנס ולחבות מע"מ.
- הוצאת חשבונית מס לפני שצריך – יוצרת חבות מע"מ מיותרת. אם הלקוח לא שילם, עדיף חשבונית עסקה.
- אי-הוצאת קבלה – עבירה על החוק, גם אם הוצאתם חשבונית מס.
- חשבונית בלי מספר הקצאה – מעל הסף, הלקוח לא יוכל לקזז. תבדקו כל פעם.
- בלבול בין חשבונית עסקה לחשבונית מס – חשבונית עסקה לא מחליפה חשבונית מס. כשהלקוח משלם, חייבים להפיק חשבונית מס.
סיכום
הכלל פשוט: קבלה = קיבלתי כסף. חשבונית מס = אתה חייב לי כסף (כולל מע"מ). חשבונית עסקה = תיעוד עסקה בלי חבות מע"מ. חשבונית מס/קבלה = הכל ביחד. אם תזכרו את ההגדרות האלה, לא תתבלבלו. ואם עדיין לא בטוחים – תוכנות הנהלת חשבונות מודרניות בדרך כלל מכוונות אתכם למסמך הנכון.